22. März 2021

Kosten­rechnung für den internen Kurier­dienst bei Schweizer Medizinal­labors

Michael Hauenstein Autor: Michael Hauenstein
Kategorie: Expresslogistik, Technologie

Viele Schweizer Medizinallabors leisten sich einen internen Kurierdienst, welcher täglich mit Autos die Laborproben bei verschiedenen Ärzten und Spitälern abholt und ins Labor bringt. Infolge steigenden Kostendrucks, der Fokussierung auf die eigenen Kernkompetenzen und die zunehmende Ausrichtung auf Nachhaltigkeit, nehmen viele Labors das interne Kurierwesen genauer unter die Lupe. Dabei stellt sich auch die Frage, wie die Kosten transparent berechnet werden bzw. wie eine Kostenvergleichsrechnung erstellt wird. Eine Studentengruppe der Hochschule Luzern hat sich mit diesem Thema auseinandergesetzt und qualitative Interviews mit Logistikverantwortlichen aus der Schweizer Laborbranche sowie Fachexperten aus der Logistikbranche geführt. Entstanden ist eine Vorlage einer Kostenvergleichsrechnung für das Kurierwesen von Medizinallabors. Im folgenden Artikel erfahren Sie mehr dazu.

Fokussierung auf Kernkompetenzen durch Outsourcing

Ziel des Auslagerns ist die Optimierung von Unternehmensprozessen durch die Konzentration auf Kernkompetenzen und Beschaffung von Leistungen bei spezialisierten Dienstleistern bzw. Zulieferern. Als Folge von zunehmendem Wettbewerbs- und Technologiedruck sehen sich viele Labors gezwungen, sich auf die eigenen Kernkompetenzen zu konzentrieren und durch Spezialisierung einen komparativen Vorteil zu erlangen. Das Kurierwesen zählt nicht zu den Kernkompetenz eines Medizinallabors und kann ausgelagert werden. Denn nur mit einer schlanken Administration kann sich ein Labor auf seine Kernkompetenz konzentrieren und muss sich beispielsweise nicht mit der hohen Fluktuationsrate beim internen Kurierteam oder der Verwaltung des Fuhrparks auseinandersetzen.

Zunehmend komplexe Logistikprozesse

Die Probenlogistik wird zunehmend komplexer und umfasst das Management von Waren- und Informationsflüssen. Dabei nimmt das Informations- und Datenmanagement eine immer wichtigere Rolle ein. Einsparpotenziale gibt es viele, beispielsweise bei den kürzeren Lieferzeiten und pünktlichen Zustellungen, welche die genaue Planung der Folgeprozesse kurz nach dem Eintreffen der Proben erlaubt. Dadurch werden die teuren Analysegeräte besser ausgelastet und die anfallende Arbeit für die Mitarbeitenden im Labor kann besser über den Tag verteilt werden. Gerade für die Autokuriere des internen Kurierdienstes wird es zunehmend schwierig, schnelle und pünktliche Zustellungen zu garantieren, da das Schweizer Strassennetz aus allen Nähten platzt und die Staustunden von Jahr zu Jahr steigen. Setzt sich ein Labor das Ziel, nachhaltig zu sein, müssen die unzähligen Kilometer auf den Schweizer Strassen, welche die internen Autokuriere täglich zurücklegen, überdacht werden. Denn es macht schlichtweg keinen Sinn, für den Transport von Laborproben mit einem Eigengewicht von wenigen Gramm, ein tonnenschweres Auto zu bewegen.

Kostentransparenz

Bezogen auf das interne Kurierwesen wird die Kostenstruktur häufig vernachlässigt und es herrscht keine vollständige Kostentransparenz, obwohl dies als Entscheidungsgrundlage für oder gegen ein Outscourcing dienen würde. Eine Kostenrechnung wird in die Bereiche Kostenarten-, Kostenstellen- sowie Kostenträgerrechnung gegliedert. Bei der nachfolgenden Kostenrechnung liegt der Fokus auf der Kostenartenrechnung. Dabei geht es darum, die entstandenen Kosten für einen internen Kurierdienst eines Schweizer Medizinallabors zu analysieren. In der Kostenartenrechnung wird zwischen fixen und variablen Kosten unterschieden. Fixe Kosten bleiben bei einer Auslastungsänderung gleich, bei den variablen Kosten verändern sich die Kosten aufgrund der Auslastung. Infolge des hohen Anteils sind bei der Auslagerungsentscheidung vor allem die Fixkosten von Bedeutung. Dazu gehören beispielsweise die Fahrzeug-, Personal- und IT-Kosten. Ebenfalls zu den Fixkosten gezählt werden die «Eh-da-Kosten», welche vermeintlich sowieso anfallen. Häufig führen Mitarbeitende, welche «eh-da-sind», Logistikaufgaben aus, welche dann nicht als solche ausgewiesen werden, obwohl dies der Fall ist.

Kostenvergleichsrechnung

Die Zusammentragung der aufgeführten Kostenarten, welche in fixe und variable Kosten unterteilt sind, soll als Vorlage für eine Kostenvergleichsrechnung des internen Kurierwesens eines Medizinallabors dienen.

Fixkosten

Variable Kosten

Personalkosten

Lohn (Festangestellte)

Gesetzliche Sozialaufwendungen

Onboardingkosten (Rekrutierung und Einarbeitung)

Ausfälle (Krankheit, Unfall)

Ferienvertretung

Personalkosten

Lohn (Einsetzung nach Bedarf)

Spesen der Mitarbeitenden

 

 

 

Fahrzeugkosten

Zeitabhängige Abschreibungen

Versicherungen

Parkplatzmiete (Geschäftsparkplatz)

Vignetten Kosten

Strassenverkehrsabgaben

Prüfgebühren

Autobeschriftung

Anschaffungskosten

Fahrzeugkauf

Sonstige Anschaffungskosten

 

 

 

 

 

Verwaltungskosten

IT-System

Mitarbeitendengespräche

Administration

 

 

 

 

 

Fahrzeugkosten (km-abhängige Leistungskosten)

Km-abhängige Abschreibungen

Benzin – Dieselkosten

Schmierstoffkosten

Kosten zusätzliche Betriebsmittel

Reinigungskosten

Wartungs-Reparaturkosten

Reifenkosten

Busen

 

Opportunitätskosten

Nicht wahrgenommene Aufträge

Zeitverlust durch Stau

Zeitverlust durch Parkplatzsuche

Internes Kurierwesen auslagern oder nicht?

Soll das interne Kurierwesen nun an einen nationalen Kurierdienst, welcher auf den Probentransport spezialisiert ist, ausgelagert werden oder nicht? Um diese Frage zu beantworten, muss sich ein Labor mehrere Fragen stellen. Eine davon ist jene der Kosten und insbesondere der hohe Anteil an Fixkosten, welche für einen internen Kurierdienst ausgegeben werden. Beim Outsourcing wird in Infrastruktur gebundenes Kapital frei, zudem entfallen die hohen Kosten zur Fuhrparkverwaltung und zum Führen des Kurierteams. Werden ökonomische und ökologische Aspekte sowie sämtliche in- und externen Kosten berücksichtigt, kristallisieren sich Ineffizienzen im internen Kurierwesen heraus. Das Sparpotenzial beim Auslagern der Probenlogistik scheint signifikant, nachfolgend ein konkretes Beispiel. Schweizer Medizinallabors rechnen bei einer Probenabholung mit rund CHF 3.50 bis 5.00 pro Kilometer, wenn dafür ein eigener Kurier eingesetzt wird. Für die Strecke Genf – Zürich (280 km) muss also mit Kosten von CHF. 980.00 bis 1'400.00 gerechnet werden und dies nur, um einige Blut- oder Gewebeproben zu transportieren. Dazu kommt, dass der Autokurier im Stau stehen wird, einen hohen CO2 Ausstoss und viel Lärm verursacht. Mit dem einzigartigen Transportsystem von swissconnect gibt es dieselbe Expresslieferung zwischen Genf und Zürich ab CHF. 92.00 (exkl. MwSt.) und es werden 134 kg CO2 eingespart, verglichen mit einer Autolieferung.

Das Sparpotenzial beim Auslagern der Probenlogistik scheint signifikant
Das Sparpotenzial beim Auslagern der Probenlogistik scheint signifikant

Kurierdienst mit Spezialisierung auf Probentransport

Seit über 20 Jahren hat sich swissconnect auf den schnellen, sicheren und ökologischen Transport von Laborproben spezialisiert. Zu den Kunden gehören mehrere namhafte Schweizer Medizinallabors, welche seit vielen Jahren auf swissconnect vertrauen. Geschätzt wird vor allem die hohe Qualität und Flexibilität, welche durch das grösste professionelle Kuriernetzwerk gegeben ist. Durch einen zentralen Ansprechpartner ist Kostentransparenz und durchgängiges Datenmanagement gut möglich und durch die Auslagerung des Kurierwesens werden ganz nebenbei auch die hohen Fixkosten und der CO2 Ausstoss gesenkt.

Christoph Masoner
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Christoph Masoner
Co-Geschäftsleiter, Key Account Manager
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