23. Mars 2021

Comptabilité des livraisons express dans les laboratoires médicaux suisses

Michael Hauenstein Autor: Michael Hauenstein
Kategorie: Expresslogistik, Technologie, Durabilité, Logistique express

Un grand nombre de laboratoires médicaux suisses font appel aux services d’un coursier interne, qui prend chaque jour la voiture pour récupérer des échantillons chez des médecins et dans des hôpitaux et les amener au laboratoire pour analyse. Mais, alors que la pression des coûts s’accentue et que le cœur de métier et la durabilité doivent gagner ou regagner en importance, beaucoup de laboratoires s’interrogent sur le bien-fondé de ce service interne. Ils se demandent notamment comment calculer les coûts de livraison de manière transparente ou obtenir une compatibilité claire à cet égard. Un groupe d’étudiants de la Haute école de Lucerne s’est intéressé à la question et a réalisé des entretiens qualitatifs avec des responsables logistiques de laboratoires suisses ainsi qu’avec des experts du secteur de la logistique. Ce travail a permis d’aboutir à un modèle de comparaison des coûts pour le service de livraison des laboratoires médicaux. Consultez l’article ci-dessous pour en savoir plus.

Se recentrer sur son cœur de métier en externalisant les livraisons

Une externalisation vise à optimiser les processus de l’entreprise en concentrant ses efforts sur ses activités essentielles et en confiant certaines prestations à des prestataires spécialisés. Confrontés à une pression concurrentielle et technologique de plus en plus forte, de nombreux laboratoires n’ont d’autre choix que de se consacrer uniquement à leur cœur de métier et de se spécialiser pour obtenir un avantage concurrentiel. Or, les livraisons d’échantillons ne font pas partie du cœur de métier d’un laboratoire et elles peuvent être externalisées. Ce n’est qu’en simplifiant ses procédures administratives qu’un laboratoire peut mettre l’accent sur son cœur de métier et, ainsi, il n’est plus obligé de gérer les fortes fluctuations du taux d’occupation de son service de livraison interne ou un parc automobile.

Des processus logistiques de plus en plus complexes pour les laboratoires

La logistique des échantillons ne cesse de se complexifier, englobant désormais aussi la gestion des flux de produits et d’informations. Or, la gestion des informations et des données joue un rôle de plus en plus important. Et de nombreuses économies peuvent être réalisées : par exemple en réduisant les délais de livraison et en assurant la ponctualité des livraisons afin de mieux prévoir les processus suivants à l’arrivée des échantillons. Ainsi, les instruments d’analyse onéreux sont utilisés plus efficacement, tandis que la charge de travail des collaborateurs du laboratoire peut être mieux planifiée et répartie sur la journée. De plus, les coursiers en voiture du service de livraison interne ont de plus en plus de difficulté à garantir une livraison rapide et ponctuelle, car le réseau routier suisse est au bord de la saturation et le nombre d’heures d’embouteillages grimpe d’année en année. Si un laboratoire se fixe pour objectif d’être durable, il doit alors trouver une autre solution que les innombrables kilomètres parcourus chaque jour par ses coursiers sur les routes de Suisse. Après tout, il n’est absolument pas judicieux d’utiliser une voiture de plusieurs tonnes pour transporter des échantillons médicaux pesant quelques grammes seulement.

Transparence des coûts

Bien souvent, la structure des coûts du service interne de livraison est négligée et n’est pas complètement transparente. Pourtant, cet élément pourrait servir à justifier, ou non, une décision d’externalisation. En comptabilité, les coûts peuvent être classés à l’aune de différents critères : types de coûts, centres de coûts et agents payeurs. Le modèle de comptabilité suivant met l’accent sur les types de coûts. L’objectif est d’analyser les coûts encourus au titre du service de livraison interne d’un laboratoire médical suisse. La comptabilité s’intéressant aux types de coûts distingue coûts fixes et coûts variables. Les coûts fixes restent inchangés quel que soit le taux d’occupation, tandis que les coûts variables évoluent en fonction de ce taux. Lors d’une décision d’externalisation, ce sont surtout les coûts fixes qui importent car ils représentent une part élevée des coûts. Il s’agit notamment des coûts liés aux véhicules, au personnel et au matériel informatique. Les coûts fixes incluent également les « coûts toujours là », qui sont encourus quoi qu’il arrive. Souvent, des collaborateurs qui « sont toujours là » réalisent des tâches logistiques qui ne sont pas comptabilisées comme telles alors qu’elles en sont bel et bien.

Comparaison des coûts pour le service de livraison d’un laboratoire médical

Cette compilation des différents coûts, répartis en coûts fixes et coûts variables, vise à fournir un modèle de comparaison des coûts.

Coûts fixes

Coûts variables

Coûts de personnel

Salaire (collaborateurs permanents)

Charges sociales prévues par la loi

Coûts d’intégration (recrutement et insertion)

Absences (maladie, accident)

Remplacements pendant les congés

Coûts de personnel

Salaire (réquisition selon les besoins)

Dépenses des collaborateurs

 

 

 

Coûts liés aux véhicules

Amortissements (dépendent de la durée)

Assurances

Location de places de stationnement (parking d’entreprise)

Coûts des vignettes

Redevances sur le trafic routier

Frais de contrôle

Lettrage

Coûts d’acquisition

Achat des véhicules

Autres coûts d’acquisition

 

 

 

 

 

 

Coûts administratifs

Système informatique

Entretiens avec les collaborateurs

Administration

 

 

 

 

 

 

 

Coûts liés aux véhicules (prestations facturées sur la base du nombre de km)

Amortissements (dépendent du nombre de km)

Coûts de l’essence et du diesel

Coûts des lubrifiants

Coûts des équipements supplémentaires

Coûts de nettoyage

Coûts de maintenance et de réparation

Coûts des pneus

Amendes

 

Coûts d’opportunité

Missions non réalisées

Perte de temps dans les embouteillages

Faut-il externaliser le service de livraison interne ou non?

Faut-il confier ou non le service de livraison, géré en interne, à un prestataire national spécialisé dans le transport des échantillons ? Pour répondre à cette question, un laboratoire doit se poser plusieurs questions. L’une d’entre elles concerne les coûts, en particulier la part importante des coûts fixes encourus au titre d’un service de livraison interne. L’externalisation permet de libérer le capital immobilisé dans des infrastructures, tandis que les frais élevés de gestion du parc automobile et de direction de l’équipe de coursiers disparaissent. Compte tenu des aspects économiques et écologiques ainsi que de tous les coûts internes et externes, le service de livraison géré en interne s’avère inefficace. De plus, l’exemple concret suivant montre que le potentiel d’économie est significatif en cas d’externalisation de la logistique des échantillons. Lorsqu’un échantillon est récupéré par un coursier interne, les laboratoires médicaux suisses estiment que le coût est d’environ 3,50 à 5,00 CHF par kilomètre. Pour un trajet Genève – Zurich (280 km), il faut alors prévoir 980,00 à 1400,00 CHF, et ce uniquement pour transporter quelques échantillons de sang ou de tissus. Sans compter que le coursier en voiture perd du temps dans les embouteillages, émet une grande quantité de CO2 et génère beaucoup de bruit. Grâce au système de transport original de swissconnect, le même service de livraison express peut être fourni entre Genève et Zurich à partir de 92,00 CHF (hors TVA). En outre, une économie de 134 kg de CO2 est réalisée par rapport à une livraison en voiture.

Le potentiel d’économie est significatif en cas d’externalisation de la logistique des échantillons
Le potentiel d’économie est significatif en cas d’externalisation de la logistique des échantillons

Un service de livraison spécialisé dans le transport d’échantillons

Depuis plus de 20 ans, swissconnect se spécialise dans le transport rapide, sûr et écologique d’échantillons médicaux. L’entreprise compte parmi ses clients plusieurs laboratoires médicaux suisses renommés, qui font confiance à swissconnect depuis de nombreuses années. Ils apprécient surtout la qualité et la flexibilité élevées de ses services, assurés par le plus grand réseau de coursiers professionnels de Suisse. Grâce à un interlocuteur centralisé, les coûts sont parfaitement transparents et les données sont gérées en continu. Qui plus est, l’externalisation du service de livraison permet de réduire le montant important des coûts fixes ainsi que les émissions de CO2.

Christoph Masoner
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